Die Firma Möhling sieht das nach der Einführung einer flexiblen Archivlösung anders und versteht das Thema heute als zentralen Pfeiler seiner IT-Infrastruktur.
„In unserem Geschäft gibt es keinen Diskussionsspielraum – die Komponente muss funktionieren und fertig“, sagt Marc Eicker, IT-Leiter der Möhling Unternehmensgruppe. Seit über 175 Jahren stellt der Mittelständler Verbindungselemente her, beispielsweise für die Automobilindustrie. Da muss die Dokumentation im Hintergrund allein schon aus Gründen der Produkthaftung lückenlos und fehlerfrei abgelegt sein. Bei Möhling war man deshalb auf der Suche nach einem revisionssicheren Langzeitarchiv. Es musste einerseits sämtliche Compliance-Anforderungen und Dokumentationspflichten abdecken. Andererseits sollte mit dem Archiv die Grundlage für die Digitalisierung von Prozessen geschaffen werden. Die Herausforderung: Papierlose Prozesse und die Erfüllung aller Vorgaben waren für Möhling nur auf Basis der bestehenden IT-Infrastruktur denkbar. Das Archiv sollte deshalb in die IT-Infrastruktur integriert werden und ein reibungsloses Zusammenspiel mit dem Dokumentenmanagementsystem ermöglichen.
Möhling holte sich bei der Suche nach dem passenden WORM-Archiv (Write Once Read Many) ein IT-Systemhaus zur Unterstützung und die Analyse ergab eine klare Empfehlung: eine flexible Softwarelösung namens iTernity iCAS. Diese fügt sich perfekt in die Hardware- und Anwendungsinfrastruktur ein und erfüllt sämtliche Anforderungen an Langzeitspeicherung, Datenschutz und Skalierbarkeit. iCAS agiert als zentraler Management-Layer zwischen den Unternehmensanwendungen und der Speicher-Infrastruktur. Die Softwarelösung gewährleistet Datenintegrität und langfristige Verfügbarkeit – unabhängig von der eingesetzten Hardware. So können im Laufe der Zeit die Speichertechnologien und Applikationen wechseln, die Daten sind jederzeit konstant und sicher aufbewahrt.
Das Konzept hinter der gewählten Archivierungslösung heißt „Software-Defined Archiving“ und ist einfach erklärt: die Archiv-Intelligenz wird nicht von der Speicherhardware, sondern von einem Software-Layer geliefert. Dadurch entfällt zum einen die Abhängigkeit von bestimmten Anbietern und teurer Spezialhardware, zum anderen werden Flexibilität, Skalierbarkeit und Effizienz deutlich erhöht.
Einige Unternehmen betrachten das Thema Archivierung noch als „notwendiges Übel“: Gesetzliche Vorgaben und interne Vorschriften erfordern, dass Daten für bestimmte Zeiten unveränderbar, revisionssicher und nachvollziehbar gespeichert werden (DSGVO, GoBD, Basel III). Mit einer Backuplösung oder einem DMS allein können diese Anforderungen nicht erfüllt werden – ein Langzeitarchiv mit WORM-Funktion und Retention Management ist nötig.
Durch den software-basierten Ansatz eröffnen sich jedoch zusätzliche Vorteile in den Bereichen Risikominimierung, Datenschutz, IT-Sicherheit und Digitalisierung. Das betont auch Marc Eicker: „Ohne sichere Datenablage könnten wir viele unserer Prozesse gar nicht digitalisieren. iCAS kommt bei Möhling deshalb nicht nur zum Einsatz, um Compliance Anforderungen zu erfüllen und Daten revisionssicher abzulegen. Die Archivsoftware hilft uns auch bei der Digitalisierung und Verschlankung unserer Prozesse.“
Mit iCAS geht Möhling nicht nur die Archivierung wichtiger Unternehmensdaten konsequent an. Das Unternehmen vertraut bei der Prozessoptimierung und Digitalisierung auf das digitale Archiv und profitiert langfristig von flexiblem Datenmanagement. Dank Skalierbarkeit, nahtloser Integration, Hardwareunabhängigkeit und DSGVO-Compliance erfüllt Möhling die Vorgaben an eine revisionssichere Datenspeicherung, entwickelt aktiv seine Digitalisierungsstrategie weiter und blickt entspannt auf kommende Veränderungen in der Zukunft.